Documentatie AFAS – Shopware

De koppeling bestaat uit 4 onderdelen/modules. Dit zijn;

• het exporteren van bestellingen
• het importeren van producten
• het importeren van klanten
• het synchroniseren van voorraad.

Daarbij is het financiële systeem AFAS altijd leidend, met uitzondering van de bestellingen. Deze komen binnen op Shopware.

Exporteren van Bestellingen

Zodra in Shopware een bestelling binnenkomt wordt de bestelling naar AFAS gestuurd. Periodiek wordt er via een cronjob gecheckt of er nieuwe bestellingen zijn binnengekomen. De gemiddelde snelheid van het verwerken van bestellingen bedraagt 10 bestellingen per 15-30 minuten. Als de server van Shopware snel genoeg is kan dit opgeschaald worden naar een maximum van 10 bestellingen per 5 minuten. Hieronder een opsomming van de belangrijkste functionaliteiten.

• Periodieke controle op nieuwe bestellingen via een cronjob.
• Bestellingen kunnen naar AFAS gestuurd worden als verkooporder of als verkoopfactuur.
• Producten dienen in AFAS aanwezig te zijn. Match wordt gemaakt met SKU / Artikelnummer. Deze worden als orderregels toegevoegd aan de verkooporder.
• BTW instellingen worden veelal intern door AFAS geregeld. Alleen de Shopware instelling inclusief/exclusief kan van invloed zijn.
• Kortingen worden vanuit Shopware op de verkooporder meegenomen, de kortingen hoeven niet in AFAS bekend te zijn. (Bijv. bij Kort-daagse kortingsacties). Prijzen op de bestelling van Shopware zijn leidend en worden door AFAS overgenomen.
• Bij sprake van verzendkosten worden deze kosten op een product in AFAS geboekt. Het SKU van dit Verzend product kan worden ingesteld  op het dashboard. Ook hier is het bedrag vanuit Shopware leidend.
• De klant die de bestelling plaatst wordt aan de hand van het emailadres gematched in AFAS. Als de debiteur al bestaat wordt de verkooporder hieraan toegewezen, zo niet, word er een nieuwe debiteur aangemaakt met de bekende gegevens.
• Ondersteuning voor zowel factuur- als verzendadres.

Ondersteuning voor filteren op status bestelling (Bijv. alleen betaalde bestelling naar AFAS)

Importeren van producten:

Ook de producten worden geïmporteerd op basis van een periodiek proces. Afhankelijk van de server is de gemiddelde import snelheid rond de 250 producten per uur. De initiële import is dan ook een tijdrovend proces. Echter zodra dit voltooid is, worden alleen producten bijgewerkt die recentelijk zijn gewijzigd of recentelijk zijn toegevoegd. Bij de standaard configuratie zijn de volgende velden gemapped met elkaar. Verdere attributen zijn vrije keus. Attributen met type Ja/Nee, tekst, numeriek, dropdown (vrije tabel), multi- select worden ondersteund.