Visma.net - Magento 2
Technische documentatie

Redundant uitgevoerd

De middleware servers voor het APIcenter zijn redundant in meerdere datacenters.

AVG proof

Alle logs worden een maximale termijn opgeslagen en kunnen desgewenst verwijderd of niet opgeslagen worden.

Toegang tot APIcenter

Je hebt toegang tot ons APIcenter om de status van de koppeling te monitoren

Technische informatie

In deze documentatie wordt beschreven wat de koppeling tussen Magento en Visma.net inhoudt, welke gegevens worden uitgewisseld en hoe dit ongeveer tot stand komt. In de basis is de koppeling zelf een tussenlaag, welke met behulp van instellingen en parameters, verzoeken doet aan zowel Visma.net als Magento voor bepaalde informatie. De koppeling slaat daarbij zelf geen informatie op, deze wordt alleen verwerkt, voornamelijk relevant in verband met de AVG wetgeving.

Instelling verbinding

Informatie uit Visma.net verkrijgen gaat met behulp van account met bepaalde rollen. De volgende rollen zijn nodig om een verbinding tot stand te brengen.

  • Financials Beheerder
  • Financials Gebruiker
  • Purchasing Administrator
  • Purchasing User
  • Sales Administrator
  • Sales User
  • Warehouse Administrator
  • Warehouse User

Dit account wordt dan vervolgens gebruikt om verbinding met Visma.net tot stand te brengen. Dit op basis van een companyID, en een username.

Informatie vanuit Magento wordt verkregen via de webAPI (REST) en is toegangelijk via een reguliere admin gebruiker in Magento. Voor de koppeling wordt hier een aparte Administrator voor gemaakt waardoor deze herkenbaar is, als zijnde essentieel voor de koppeling.

Zodra beide verbindingen tot stand zijn gekomen worden deze configuratie opgeslagen op het Dashboard. Dit wordt aangeduid met “APIcenter”. Deze tussenlaag verwerkt alle aanvragen of versturingen van informatie. Afhankelijk van de gekozen oplossing zijn op het dashboard ook de overige instellingen terug te vinden.

Functionaliteiten

De koppeling bestaat uit 4 onderdelen/modules. Dit zijn;

  • het exporteren van bestellingen
  • het importeren van producten
  • het importeren van klanten
  • het synchroniseren van voorraad.

Daarbij is het financiële systeem Visma.net altijd leidend, met uitzondering van de bestellingen natuurlijk. Deze komen binnen op Magento.

Exporteren van Bestellingen

Zodra in Magento een bestelling binnenkomt wordt de bestelling naar Visma.net gestuurd. Periodiek wordt er via een cronjob gecheckt of er nieuwe bestellingen zijn binnengekomen. De gemiddelde snelheid van het verwerken van bestellingen bedraagt 10 bestellingen per 15-30 minuten. Als de server van Magento snel genoeg is kan dit opgeschaald worden naar een maximum van 10 bestellingen per 5 minuten. Hieronder een opsomming van de belangrijkste functionaliteiten.

  • Periodieke controle op nieuwe bestellingen via een cronjob.
  • Bestellingen kunnen naar Visma.net gestuurd worden als verkooporder.
  • Producten dienen in Visma.net aanwezig te zijn. Match wordt gemaakt met SKU / Artikelnummer. Deze worden als orderregels toegevoegd aan de verkooporder.
  • BTW instellingen worden veelal intern door Visma.net geregeld. Alleen de Magento instelling inclusief/exclusief kan van invloed zijn.
  • Kortingen worden vanuit Magento op de verkooporder meegenomen, de kortingen hoeven niet in Visma.net bekend te zijn. (Bijv. bij Kort-daagse kortingsacties). Prijzen op de bestelling van Magento zijn leidend en worden door Visma.net overgenomen.
  • De klant die de bestelling plaatst wordt aan de hand van het emailadres gematched in Visma.net. Als de debiteur al bestaat wordt de verkooporder hieraan toegewezen, zo niet, word er een nieuwe debiteur aangemaakt met de bekende gegevens.
  • Ondersteuning voor zowel factuur- als verzendadres.
  • Ondersteuning voor filteren op status bestelling (Bijv. alleen betaalde bestelling naar Visma.net)

Importeren van producten:

Ook de producten worden geïmporteerd op basis van een periodiek proces. Afhankelijk van de server is de gemiddelde import snelheid rond de 200 producten per uur. Tot een maximum van 300 producten. Dit wordt echter in de praktijk vaak niet gehaald. De initiële import is dan ook een tijdrovend proces. Echter zodra dit voltooid is, worden alleen producten bijgewerkt die recentelijk zijn gewijzigd of recentelijk zijn toegevoegd. Bij de standaard configuratie zijn de volgende velden gemapped met elkaar. Verdere attributen zijn vrije keus, mits deze in de basis endpoints vallen van Visma.net.

Visma.net Attribuut Magento attribuut Type
InventoryID SKU / Artikelnummer Text
Description Product name (name) Text
Type Category Text
Tax Category Tax_class_id Handmatige mapping (niet standaard invulling)
Default Price Prijs Numeriek (currency)
Warehouse details[0] Quantity Numeriek
PictureName/PictureURL Image (base) Base64_string (image)

Uitbreidingen:

Product import is veruit het grootste onderdeel van de koppeling. Hierop zijn ook diverse uitbreidingen mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan ondersteuning voor meerdere magazijnen in Visma.net of multistores in Magento. Deze uitbreidingen zijn lastig te standaardiseren en hiervoor is dan ook geen kant-en-klare oplossing. Hiervoor dient een maatwerk module ontwikkeld te worden.

Importeren van klanten:

De koppeling biedt ook de mogelijkheid om klanten vanuit Visma.net te importeren naar Magento. Hiervoor worden alleen de algemene gegevens gebruikt aangezien Magento niet de velden heeft om alle informatie op te slaan. Denk aan; voornaam, achternaam, adresgegevens, eventueel bedrijfsnaam, emailadres, telefoonnummer. Dit is gebaseerd op de standaard \Financials\Visma.net\Account endpoint.

  • Name
  • AddressLine1, Postcode, City, Country
  • Phone
  • Email
  • CreateDate
  • DateModified

Voorraadsynchronisatie:

Bij de initiële import van de producten wordt de voorraad van een product overgenomen vanuit Visma.net. Daarnaast wordt ook netjes de voorraad afgeboekt in Visma.net als er een order wordt geëxporteerd.

Extra instellingen Dashboard (APIcenter)
  • Importeren van producten (her)-uitvoeren vanaf een bepaalde datum.
    In de praktijk hebben servers (Magento) en Visma.net om de zoveel tijd een storing. Mocht hierdoor een import niet helemaal goed lopen, is met deze instelling het mogelijk om producten vanaf een bepaalde datum opnieuw te laten importeren.
  • Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren worden standaardvelden meegestuurd. Betaalconditie (default=14), Verzamelrekening (default=1400), administratie (default=2)
  • Orderoffset
    Het aantal orders dat in eerste instantie genegeerd moet worden.
  • E-mail ontvangen wanneer order niet goed verzonden kan worden.
    Wanneer een order vanuit Magento naar Visma.net om wat voor reden niet goed in Visma.net gezet kan worden, dan ontvang je hiervan een e-mail.