Op zoek naar de juiste CRM-software? Dat heeft inderdaad nogal wat voeten in de aarde. We beginnen een CRM business case om de eigen verwachtingen, doelstellingen en toekomstplannen in kaart te brengen. Deze business case zal hierbij rekening houden met het beschikbare budget, maar ook rekening houden met de verwachte ROI van ieder pakket. Wij leggen alvast enkele zaken uit aan de hand van acht tips die jou in staat moeten stellen om het gigantische aanbod aan CRM-pakketten te herleiden tot een geschikt pakket die aansluit bij jouw vraag.

# 1. Wat is het beschikbare budget?

Het kostenplaatje van een geschikte CRM-software kan variëren tussen twee en drie maandelijkse cijfers. Bovendien moeten we ook rekening houden met  opstart-, onderhouds- en integratiekosten. Het aantal gebruikers en de beschikbare modaliteiten zullen een belangrijke rol spelen en zullen het prijskaartje vorm geven. Vergeet ook niet om rekening te houden met een eventuele verwachte groei, zeker als het op het aantal gebruikers aankomt. Leg een maximaal budget vast voor het heden en voor de toekomst en kijk dan naar de beschikbare pakketten.

# 2. Wat zijn mijn verwachtingen?

Het is belangrijk om jezelf steeds af te vragen: wat zijn jouw verwachtingen van het CRM-pakket en aan welke vereisten moet het minimaal voldoen? Moet het naadloos aansluiten bij het gebruikte boekhoudsysteem of met andere applicaties? Moet het rekening houden met specifieke financiële of fiscale wetgeving? Moet het gericht zijn op jouw (niche)branche? Moet jouw CRM-data overal en mobiel raadpleegbaar zijn? Het zijn allemaal vragen die je jezelf zal moeten stellen en die uiteindelijk zullen helpen bij de keuze van het best geschikte CRM-pakket.

# 3. Ingewikkeld of niet?

Sommige CRM-pakketten bieden heel wat mogelijkheden maar zijn dan weer verschrikkelijk ingewikkeld. Dat zorgt ervoor dat je niet vlot aan de slag kan, veel tijd in het systeem zal moeten investeren en ook een opleiding voor jezelf en het personeel zal moeten voorzien. Hierom zal ook het gemiddelde kostenplaatje al snel de hoogte ingestuwd worden. Een toegankelijker systeem is dan ook raadzaam. Stel je dan ook de vraag hoeveel tijd je wilt spenderen aan het opleiden van personeel en of het al dan niet beter aangewezen is om een (duurder) systeem te kiezen met een eenvoudigere interface en minder functionaliteiten.

# 4. Flexibel of niet?

Ook de flexibiliteit van een systeem zal een belangrijke rol spelen. Sommige systemen zijn bijvoorbeeld standaard opgezet en kunnen moeilijk aangepast worden. Andere systemen laten eigen add-ons toe en verhogen zo het softwarepotentieel. Dit uitspitten is uiteraard niet eenvoudig, aangezien sommige systemen enerzijds heel flexibel zijn maar anderzijds een goede ontwikkelaar vergen. Door te kijken naar de opties van een pakket kun je goed kijken naar wat mogelijk is.

# 5. Is een eenvoudige integratie mogelijk?

Gebruik je momenteel al bepaalde software en applicaties? Dan is het belangrijk dat het CRM-pakket hier naadloos bij aansluit. Als leek is het niet altijd even eenvoudig om dit in te schatten en vaak zal je dan ook moeten aankloppen bij een gespecialiseerd bedrijf.  Toch is dit essentieel: bij de instap in een CRM-pakket kan het immers niet de bedoeling zijn om door integratieproblemen het kostenplaatje hoog op te laten lopen.

# 6. Welke beperkingen heeft ieder pakket?

Als je kijkt naar wat je nu allemaal kunt, kun je hoogstwaarschijnlijk een pakket vinden dat precies hetzelfde doet. Toch mogen we ook wel wat meer verwachten van onze CRM-software. Het is belangrijk om ook onze toekomstige behoeftes in kaart te brengen en deze met de beperkingen van ieder pakket af te stemmen. Ook hier is het belangrijk om al meteen rekening te houden met eventuele integratiemogelijkheden, ontwikkelaarskosten en de invloed daarvan op het prijskaartje. Goed vergelijken wat wel en niet mogelijk is met elk systeem is erg belangrijk, zodat je hier later geen problemen aan kunt ondervinden.

# 7. Risico’s en beveiliging

Ieder CRM-project brengt gegarandeerd risico’s met zich mee. Het kan hierbij gaan om economische risico’s (budgettekorten), technische risico’s (benodigde aanpassingen, te weinig technische kennis in huis of een slechte integratie) en zelfs organisatorische risico’s (medewerkers moeten immers de software ‘accepteren’). De verwachtingen zullen dan ook moeten worden afgewogen ten opzichte van de eventuele risico’s die aan ieder pakket gekoppeld zijn.

# 8. Wat zijn mijn huidige kosten en wat is de terugverdientijd?

Alleen vertrekken vanaf het kostenplaatje van het CRM-systeem is geen slimme zet. CRM, dat is immers meer dan alleen een salestool. Het is belangrijk om de ROI voor ieder pakket in harde cijfers uit te drukken. Die ROI zal helpen om te beoordelen of de geschatte investering wel de moeite is. Verwacht je met een bepaald systeem betere marketingresultaten? Dan kan het hoger prijskaartje mogelijk te verantwoorden zijn. Als het gaat om CRM zal de prijs misschien wel een belemmering vormen, maar zal de ROI toch wel hét uitgangspunt zijn.

Conclusie

De keuze voor een geschikt CRM-pakket is allesbehalve eenvoudig. Een CRM business case opstellen is een eerste stap in de juiste richting. De omvang beschrijven, de toekomstige situatie schetsen, de kosten en opbrengsten in kaart brengen, eventuele risico’s benoemen en de terugverdientijd bepalen zijn écht heel belangrijk.  In de praktijk vergt het een afweging tussen een business strategie en technisch potentieel. Die afweging is alles behalve eenvoudig, maar weet: als de grootste moeilijkheden overwonnen zijn, dan komt de rest vanzelf.

Wij helpen jou gelukkig graag verder bij jouw zoektocht naar een ideaal CRM-systeem. Contacteer ons dan ook voor meer informatie of een advies op maat van jouw verwachtingen en toekomstplannen.